Las reuniones de trabajo son un espacio donde se ponen a prueba las habilidades de un líder. Una junta de trabajo efectiva permite que la gente salga con un sentido de pertenencia, la satisfacción de haber logrado algo, y claridad en las metas. Es por esto qué las habilidades que se requieren para un buen liderazgo son prácticamente las mismas que sirven para tener una junta de trabajo efectiva.
Vamos a comenzar corrigiendo el primer síntoma que acompaña a las juntas improvisadas y poco efectivas y esto es enviar de último momento una invitación o invitar sólo indicando la fecha y hora de la reunión.
Redactar de forma correcta una convocatoria te permitirá hacer la planeación necesaria y comunicar a los participantes lo que se espera de ellos durante la reunión. Veamos los puntos a incluir.
Identifica y establece la duración de acuerdo con el propósito de la junta.
Es muy común agendar por costumbre “una hora” para las juntas aun cuando se requiere menos tiempo, pero esto puede resultar en tiempos ociosos que pronto dan lugar a discusiones que terminan por alargar la junta.
Por ejemplo, Invitar a una junta de 35 minutos, puede favorecer el cumplimiento de la agenda y comunicar la intención de la reunión.
En mi Instagram te dejo algunas ideas de duraciones para tus juntas.
En todos los casos, elige cuidadosamente a los participantes.
Omitir integrantes o invitar personas de más, puede provocar antagonizar a los participantes o provocar especulaciones (ejemplos?)
No invitar a las personas indicadas puede incluso hacer que se pierda por completo el sentido de la reunión y sea necesario repetirla.
Coloca en la convocatoria un título descriptivo
Esto te permitirá dirigir desde un inicio la intención de la junta. En vez de escribir algo así como “Ventas-Facturación” o “Junta directivos” puedes nombrar tu junta con algo como “Evaluación de riesgos y restricciones para apertura de nueva tienda en santa fe”. Si lo puedes decir en una sola frase, seguramente harás valer cada minuto de la reunión.
Incluye un párrafo con el objetivo de la junta.
Aquí vas a compartir resultado deseado de la junta y cómo se va a lograr. Por ejemplo “Identificar áreas de oportunidad en el proceso de facturación a través de la revisión de encuestas a los clientes” “Decidir estrategia para el próximo trimestre a través de la revisión de resultados”.
Compartir el objetivo, permite que los participantes se preparen para la reunión y comprendan con anticipación el tipo de dinámica que se llevará durante la reunión.
Envía la agenda de la junta con los puntos a tratar y los horarios para cada punto.
Evitarás querer abarcar demasiado decir durante tu junta “ya se nos hizo tarde, me salto estas láminas y luego se las envío”.
Crear una agenda detallada será tu mejor herramienta para promover la puntualidad y delimitar el espacio para que las conversaciones se mantengan dentro de los objetivos de la reunión.
Indica el protocolo a seguir.
Crear un protocolo agilizará la reunión y evitará incomodar a los expositores y participantes. Puedes incluir en el protocolo si desde un inicio la reunión será con la cámara encendida o si esperas que los participantes entren y pongan en silencio su micrófono.
Puedes avisar si es necesaria la lectura o revisión previa de algún documento o si existe algún horario límite de ingreso.
También puedes anticipar a los participantes cómo serán las interacciones. Si estas son “conforme a espacios asignados en la agenda” si son “preguntas y comentarios al final” o incluso por “mensaje directo al moderador”.
Con estos pasos desde la creación de la invitación podrás planear tu junta y permitir que los participantes sepan cuales son las expectativas de la reunión, mantener una energía positiva y lograr los objetivos esperados.
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