Sólo hace falta una pequeña cosa para iniciar un proceso de transformación y es estar dispuesto a dejar lo que no funciona. Estar dispuesto a eliminar hábitos, procesos y comportamientos de tu negocio, te permitirá utilizar tus recursos ya existentes en hacer las cosas que si te dejan dinero.
Todo lo que no agrega valor a nuestros clientes, lo que no nos hace más competitivos, nos aleja de generar ingresos para nuestro negocio y por lo tanto, es un “desperdicio” . Te voy a dar algunos ejemplos de desperdicios o MUDAs del Lean Manufacturing aplicados a la Administración:
En este video te muestro tres de ellos y como utilizar la plantilla «Matriz de Esfuerzo Impacto»
Puedes descargar la versión para imprimir aquí:
5 MUDAS de la manufactura que suceden en la administración.
- Inventario: Con esto no nos referimos a que en algún almacén de nuestra empresa hay botellas de cerveza ahí estancadas sin venderse. El talento humano también genera inventario. A nivel directivo se representa como demasiadas iniciativas. Esto provoca que empecemos un poco por aquí otro poco por allá sin dedicar suficiente tiempo a cada cosa para planear, evaluar, implementar y sobre todo concluir.
- Sobreprocesar: O también llamada la falsa productividad. Cuando la carga de trabajo está mal planeada o trabajamos constantemente bajo la urgencia, propiciamos en nuestro equipo una actitud de multitasking. El multitasking es enemigo de la calidad y de la productividad. Dividir nuestra atención en varias tareas provoca errores e interrumpe el ritmo de trabajo.
- Traslados dentro del proceso: En fabricas es cuando la gente tiene que ir de un lado a otro, pero en nuestro negocio se puede representar en que ciertas actividades, autorizaciones o procesos “tienen que” pasar por determinadas personas antes de continuar. Esta triangulación genera cuellos de botella y tiempos de espera.
- Búsqueda de información: En serio, estadísticamente una persona busca dentro de su computadora archivos o información hasta 30 veces al día, si cada búsqueda toma entre uno o dos minutos una sola persona llega a perder hasta una hora del día buscando “ese correo o ese archivo”. Si tan solo dedicaras los tiempos muertos que hoy existen en organizar y categorizar la información, pronto contarías con 12% más de tu tiempo para dedicarte a cosas que te dejan dinero.
- Sobreproducción: Es hacer cosas que al final ya no son relevantes. Cuando, por ejemplo, le delegamos a nuestro equipo de trabajo una actividad para un proyecto. Van, trabajan, dedican tiempo adicional, multi-taskean, buscan información, triangulan… todo lo anterior y cuando regresan con la entrega les decimos “muy buen trabajo, pero que crees, vamos a tener que hacer algunos cambios”. Eso representa producir todos los desperdicios ya mencionados y adicionalmente un retrabajo. Si los directores de la empresa cambian sus propios hábitos y dedican tiempo de calidad a la pleaneación, esto es fácil de corregir.
Espero que esta información te sea de utilidad para encontrar todo lo que ya no le sirve a tu negocio para así dar paso a ideas nuevas que te permitan ser ágil y efectivo.
Campos Cayeros - Inteligencia de Negocios 